Information gemäß Datenschutzgrundverordnung (Art. 13 EU-DSGVO)

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

i.safe MOBILE GmbH

i_Park Tauberfranken 10

D-97922 Lauda-Königshofen

Tel.:        +49 9343 60148-0

E-Mail:    info@isafe-mobile.com

URL:       https://www.isafe-mobile.com/

2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

i.safe MOBILE GmbH

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D-97922 Lauda-Königshofen

Tel.:        +49 9343 60148-0

E-Mail:    privacy@isafe-mobile.com

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3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

5. Empfänger der Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

6. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist.  Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

8. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

9. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig.

Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung. Somit findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns übermitteln.

11. Änderungsvorbehalt

Aus rechtlichen Gründen können Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich werden. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.

12. Hinweis

Bewerbungen per E-Mail werden im Normalfall in unverschlüsselter Form übertragen!
Sie können Ihre Anlagen durch die Verwendung von Packprogrammen selbst verschlüsseln. Das Passwort können Sie uns anschließend telefonisch durchgeben.
Bitte senden Sie das Passwort nicht innerhalb derselben E-Mail, in welcher sich die Anlagen befinden.

Stand: 16.1.2025

Information gemäß Datenschutzgrundverordnung (Art. 13 EU-DSGVO)

Liebe Kunden und Lieferanten,

Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) möchten wir Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die i.safe MOBILE GmbH sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte informieren. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Information zu Kenntnis.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

i.safe MOBILE GmbH

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D-97922 Lauda-Königshofen

Tel.:       +49 9343 60148-0

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2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

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Tel.:       +49 9343 60148-0

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3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sofern diese für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache per E-Mail), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegebenenfalls werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgegeben ist.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Prozesse werden nur die Daten verarbeitet, die zur Durchführung genannter Zwecke notwendig sind. Die von uns verarbeiteten Daten sind ausschließlich Kunden- bzw. Lieferantendaten.

Diese beinhalten: Name, Anschrift, Telefon, Fax und E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln.

Die erhobenen Daten dienen der Erfüllung des Vertrages; ohne diese Daten kann es zu keinem Vertragsabschluss bzw. einer Auftragserfüllung kommen.

5. Empfänger der Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von ERP-Systemen (Kunden-Auftragsverwaltung)

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Externer Steuerberater
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z. B. Finanzdienstleister, Transportdienstleister.

6. Übermittlung in ein Drittland

Wir sind grundsätzlich bemüht, Ihre personenbezogenen Daten nur innerhalb der EU/des EWR zu verarbeiten. Ist eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR (z.B. in die USA) erforderlich (z.B. zur Vertragserfüllung) oder erfolgt sie durch unsere Auftragsverarbeiter, sind weitere angemessene Garantien erforderlich, um ein Datenschutzniveau zu gewährleisten, das dem der DSGVO entspricht. Um dies zu gewährleisten, haben wir angemessene Garantien gemäß Art. 46 der DSGVO (z.B. Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und gegebenenfalls zusätzliche Garantien sichergestellt. Diese verpflichten den Empfänger der Daten in Ländern außerhalb der EU, die Daten entsprechend dem Schutzniveau in Europa zu verarbeiten.

7. Dauer der Datenspeicherung

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Geldwäschegesetz (GwG) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

8. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

9. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Änderungsvorbehalt

Aus rechtlichen Gründen können Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich werden. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Stand: 16.1.2025

Information gemäß Datenschutzgrundverordnung (Art. 13 EU-DSGVO)

Liebe Mitarbeiter,

wir freuen uns über Ihr Interesse. Gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und was Ihre diesbezüglichen Rechte sind. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem konkreten Anstellungsverhältnis.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

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Tel.:       +49 9343 60148-0

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2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

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Tel.:       +49 9343 60148-0

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3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

In erster Linie dient die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. BetrVG, ArbZG, etc.), soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Aufgrund rechtlicher Vorschriften, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, unterliegen wir als Arbeitgeber verschiedenen Kontroll- und Meldepflichten. Ihre Daten verarbeiten wir in diesem Fall, um unsere rechtlichen Pflichten erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.

Im Einzelfall kann auch Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholt werden. Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Aus einer Nichteinwilligung oder einem eventuellen späteren Widerruf einer Einwilligung entstehen Ihnen keinerlei Nachteile.

Wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz, wie z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 b BDSG erforderlich sein.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht im Rahmen rechtlicher Verfahren.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen. Zu den personenbezogenen Daten gehören alle Informationen, die sich auf eine bestimmte Person beziehen oder beziehen lassen, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, mit der die Person identifiziert werden kann (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere

• Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze und Titel, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Personalnummer),
• Kontaktdaten (beispielweise private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Faxnummer),
• Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis, z. B. Personalfragebogen, Sozialdaten, Krankenversicherungsnummer und Name der Krankenkasse, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie Steuerstatusinformation und Steueridentifikationsnummer, Ort der Beschäftigung oder des Arbeitsplatzes, Zeiterfassungsdaten, Abwesenheits- und Urlaubszeiten, Dienstreisen, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Ausbildung und Berufserfahrung, Vorstrafen, Bewerbungsunterlagen inkl. Zeugnisse und Lichtbild sowie Beschäftigungsunterlagen (wie Berufsbezeichnung, Funktionen, Arbeitshistorie, Arbeitszeiten, Vergütung, Leistungsinformationen, Disziplinar- und Beschwerdedaten, Schwerbehinderung, Schwangerschaft inkl. Benachrichtigung von Aufsichtsbehörden, Versorgungsansprüche, Kündigungen und Kündigungsfristen.
• Leistungsbeurteilungen, Gehaltsanpassungen, Kurzlebensläufe, Zielvorgaben, Informationen über Fortbildungen, Schulungen und Qualifikationen, ggf. Zeugnisse.
• Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten, wie z.B. Gesundheitszustände, Gesundheits- und Krankheitsdaten, AU-Bescheinigungen, fallen.

In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse.

5. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen (beispielweise die Personalabteilung und die jeweilige Fachabteilung).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten unterschiedlicher Dienstleister (wie beispielweise Rechtsanwälte, Versicherungen, Hotel- und Transportdienstleister).

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften im Fall der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftragsverhältnis wird durch entsprechende Verträge gem. Art. 28 DSGVO mit den Dienstleistern sichergestellt.

Ihre personenbezogenen Daten können an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens nur übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können zum Beispiel sein:

• Behörden bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft, Finanzbehörden, Gerichte)
• Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)
• Annahmestellen der Krankenkassen
• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
• Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können
• Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
• Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz

6. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, nur solange die Kenntnis der Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses oder die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich ist oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen.

Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuerrechtlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Nach Ihrem Ausscheiden aus unserem Unternehmen werden wir Ihre Personalakte aufbewahren, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der die Ansprüche gegen uns als Arbeitgeber geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

8. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

9. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidung (einschließlich Profiling) findet im Sinne des Art. 22 DSGVO nicht statt.

11. Änderungsvorbehalt

Aus rechtlichen Gründen können Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich werden. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Stand: 16.1.2025

Information gemäß Datenschutzgrundverordnung (Art. 13 EU-DSGVO)

Liebe Nutzer und Nutzerinen,

Diese Informationen gelten, wenn Sie gemeinsam mit uns Microsoft-365-Anwendungen nutzen. Dies betrifft insbesondere die Nutzung einer Microsoft-Office-Anwendung wie z.B. Teams, SharePoint, Stream, Forms (nachfolgend M365) o.ä., zu der Sie i.d.R. eine Einladung von uns erhalten. M365 ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne User, Teams, Communities und Netzwerke, die Organisationseinheiten übergreifend eingesetzt werden kann. Bei der Nutzung der M365 werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Anwendungen von Microsoft nutzen.

Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

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Tel.:       +49 9343 60148-0

E-Mail:   info@isafe-mobile.com

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2. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

i.safe MOBILE GmbH

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Tel.:       +49 9343 60148-0

E-Mail:   privacy@isafe-mobile.com

URL:      https://www.isafe-mobile.com/

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um eine effektive Mitarbeiter-, Kunden- bzw. Lieferantenbeziehung mit Ihnen sicherzustellen. Dabei werden Ihre Daten verarbeitet, um das jeweils in Rede stehende Tool zum Zwecke der Kommunikation und Kollaboration verwenden zu können. Weiterhin können Ihre Daten zu Zwecken der Informationssicherheit und zur Gewährleistung der Funktionssicherheit und Stabilität der IT-Systeme verarbeitet werden.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Grund Ihrer Zusammenarbeit mit uns. Nachstehend sehen Sie eine Beschreibung der Rechtsgrundlagen, auf deren Basis wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung von M365-Anwendungen verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben nur Beispiele und keine vollständige oder abschließende Liste der möglichen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung darstellen.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Wir verarbeiten bestimmte personenbezogene Daten nur mit Ihrer vorherigen, ausdrücklichen und freien Einwilligung, z. B. wenn Sie an einer Umfrage via Microsoft Forms teilnehmen. Auch die Aufzeichnung der Teams-Besprechungen zur Verwendung außerhalb des Livestreams erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Die Einwilligung wird erteilt, in dem Sie die Einladung zur Besprechung akzeptieren und anschließend an der Besprechung teilnehmen. Es besteht weder eine vertragliche noch eine gesetzliche Verpflichtung die Daten bereit zu stellen. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf der Einwilligung unberührt.

Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet, wenn der Nutzung ein Vertrag zu Grunde liegt.

Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir unterliegen einer Reihe gesetzlicher Anforderungen und können Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen verarbeiten. Wir sind z.B. gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen (u.a. Strafverfolgungsbehörden) Auskunft zu erteilen.

Wahrung unserer berechtigten Interessen oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder von Interessen Dritter auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dies erfolgt jedoch nur, wenn Ihre Interessen als Betroffener im Einzelfall keinen Vorrang gegenüber unseren Interessen haben. Berechtigte Interessen, die bei der Nutzung von M365 verfolgt werden, sind: effektive Durchführung von Besprechungen, Optimierung der Geschäftsprozesse, Schutz der lebenswichtigen Interessen unserer Mitarbeiter*innen und somit die Erfüllung unserer Fürsorgepflichten als Arbeitgeber durch die Reduzierung der Anzahl der Präsenzterminen während der Corona-Pandemie.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von M365-Anwendungen werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang dieser Daten hängt dabei unter anderem davon ab, welche Anwendung genutzt wird und welche Angaben zu Daten Sie machen. Bestimmte Informationen werden bereits automatisch verarbeitet, sobald Sie M365 verwenden.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Identifikationsdaten (z.B., Namen, Adressen, E-Mail, Telefonnummern, Profilbild (freiwillig), Benutzername).
• Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Audiodaten, Videos, Dokumente)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zeitpunkt des Zugriffs, Datum, Art des Zugriffs, Angabe zu den Daten/Dateien/Dokumenten auf die zugegriffen wurde und sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Nutzung, wie das Anlegen, Ändern, Löschen eines Dokuments, Einrichten eines Teams (und von Kanälen in Teams), das Anfertigen von Notizen im Notizbuch, Start eines Chats, Antworten im Chat)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Standortdaten sofern vom Benutzer freigegeben, Live-Übertragung von Ton und Bild)

5. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten und Übermittlung in EU-/EWR-Drittland

Wir sind bei der Nutzung der M365-Anwendungen auf Microsoft angewiesen. Entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung haben wir mit Microsoft als Auftragsverarbeiter vertragliche Vereinbarungen zur Weitergabe der Daten getroffen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft erfolgt grundsätzlich auf Servern in der EU. Jedoch kann ein Zugriff aus Drittstaaten wie den USA nicht ausgeschlossen werden. Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission sichergestellt, der für die USA hier  abrufbar ist. Eingesetzte Dienstleister aus den USA sind in der Regel unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie hier. Zudem hat Microsoft zusätzlich sog. Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO implementiert. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.

Inwieweit Microsoft als eigener Verantwortlicher personenbezogene Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet, kann der obenstehenden Datenschutzinformation von Microsoft entnommen werden.

6. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, nur solange die Kenntnis der Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses oder die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich ist oder gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsvorschriften bestehen.

Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus steuerrechtlichen, arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften. Nach Ihrem Ausscheiden aus unserem Unternehmen werden wir Ihre Personalakte aufbewahren, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der die Ansprüche gegen uns als Arbeitgeber geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

7. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

8. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen der M365-Anwendungen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für Nutzung der M365-Anwendungen erforderlich sind (insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Anschrift).

Ohne diese Daten können wir die Nutzung der M365-Anwendungen nicht zur Verfügung stellen.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidung (einschließlich Profiling) findet im Sinne des Art. 22 DSGVO nicht statt.

10. Änderungsvorbehalt

Aus rechtlichen Gründen können Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich werden. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Stand: 16.1.2025